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科密一卡通之会议签到管理系统
发布日期:2014-11-18   浏览次数:1378

             

   你可曾记得这样的场景,当参加一些大型会议或活动时,因是手工签到,我们得等半天在密密麻麻的签到簿中找到自己的名字完成签到;而会务组织方也是压力颇大,在人员组织、会务签到方面都忙得团团转。随之社会活动的日益频繁,各种大型商务活动层出不穷,依靠过去手工简单签到的管理方式显然已经无法适应时代的需要。专业的会议管理迫切需要一套科学的会议签到管理系统。科密一卡通的会议签到管理系统应运而生。

   科密一卡通的会议签到管理系统共分五大模块。

   一、会议室管理模块

    1、 通过会议室管理模块,可查询全部或指定会议室未来一段时间的预订情况和前一段时间的使用情况;同时能清楚地查询到会议室的地点、容量及会议室设备。

    2、进行会议室预定。包括会议名称、会议时间、持续天数、所在会议室、预计参会人数、会议开始时间、会议结束时间、签到方式、说明信息的录入和维护。

              

    二、 会前预备模块 

    管理计算机内保存有公司或所有可能参会人员的个人档案:编号、姓名、身份证号、单位、职位等。这些资料在第一次安装系统后可一次性录入,再依据后续的情况进行人员增减。每次会议举行前,会议工作人员应提前将参会人员资料输入管理计算机,工作人员以此资料进行发卡准备。 

    三、会议卡发卡模块 

    发卡子系统进行发卡操作时可分为预先发卡和即时发卡。会前按照参会人员名单进行发卡,之后即可将卡片由相关机构下发。已收到会议卡的参会人员到达会场后,直接在会议签到器前刷卡即可完成签到操作。由于特殊原因未收到参会卡或代替出席会议者可出示相关资料后由会场工作人员依据以上资料进行补发卡或手工签到。会议工作人员可根据来人提供的资料在发卡计算机内按姓名、单位等逐个查询,也可以输入关键字(例如姓氏等)快速查找,找到后,不需要再录入资料,可直接发放参会卡。

   四、签到模块 

   会议签到器处于脱机状态也可直接签到,或忘带签到卡也可利用姓名等关键字直接在管理计算机手工签卡。参会人员在签到器前出示参会卡,签到器将记录参会人员签到时间、姓名、职务等信息,操作简单。

              

   五、统计模块 

   会议结束后,签到管理计算机可准确提供参会人员出席情况报表:

   1、会议出席报表:内容包括应出席、实出席、迟到、请假、缺席人数以及姓名、编号、单位等信息。 

   2、迟到人员明细报表:包括姓名、单位、打卡时间、类别等。 

   3、请假人员明细报表:包括姓名、单位、编号、类别等。缺席人员明细报表:包括姓名、单位、编号、类别等在签到管理设备方面,可根据需要使用专业的会议签到设备或考勤机进行操作。

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